Die Kosten im Blick
Die Rolle des Einkaufs ist eine der wesentlichen im Unternehmen, denn hier werden alle Beschaffungsprozesse koordiniert und durchgeführt. Einkaufsjobs gibt es in vielen Branchen, vor allem aber im Maschinenbau, in der Logistik, im Handel, in der Automobilbranche, in der Pharmabranche oder in der Elektrobranche.
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Operativer
Einkauf
Unabhängig davon, ob Waren (Handelswaren, Material für die Produktion, Betriebsmittel, Verpackungen) oder Dienstleistungen (z. B. für die Produktion, Distribution, Marketing oder den Vertrieb) eingekauft werden, kommt dem Einkauf eine zentrale Rolle zu. Er sorgt dafür, dass in produzierenden Unternehmen die Produktion störungsfrei läuft und in Handelsunternehmen immer genügend Ware zur internen Verteilung und zum Verkauf bereitsteht.
Im operativen Bereich werden alle mit der Beschaffung anfallenden administrativen Aufgaben von Einkäufern, Kaufleuten oder Sachbearbeitern übernommen. Eine breite Palette von Aufgaben wird von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern übernommen:
- Erstellung der Ausschreibungen
- Einholen und Bewerten von Angeboten
- Auftragsvergabe
- Terminverfolgung
- Kontrolle der Liefereingänge
- Prüfungen im Wareneingang
- Verwaltung von Preisen und Konditionen (Stammdatenpflege)
- Verwaltung der Lagerbestände
- Abwicklung von Retouren
Im Gesamtergebnis kann mit diesen Prozessen dazu beigetragen werden, alle nötigen Kennzahlen zu erstellen, um nicht nur die nötige Kostentransparenz für das Unternehmen selbst zu schaffen, sondern im Übrigen auch um verdeckte Kosten aufzuspüren.
Strategischer
Einkauf
Eine analytische Planung ist auch für die Beschaffung wichtig. Nur mit einer klaren Strategie können die Einkaufsprozesse optimiert werden. Dabei sollte der Einkauf im besten Falle in eine abteilungsübergreifende Koordinierung eingebunden sein. Schließlich müssen auch Kosten z.B. in der Produktentwicklung, im R&D oder die Materialkosten der Produktion im Blick behalten werden.
Auch im strategischen Einkauf sind die Aufgabenschwerpunkte vielfältig:
- Bewertung und Auswahl der Lieferanten anhand verschiedener kosten- und qualitätsspezifischer Kriterien
- Vertrags- und Konditionsverhandlungen
- Organisation der Warengruppen
- Unternehmensinterne Initiativen zu Standardisierungen in der Produktion (z. B. Vereinheitlichung von Komponenten, Vorprodukten oder Bauteilen)
- Mitwirkung bei Make or Buy-Entscheidungen
- Benchmarking durch Marktbeobachtung und Marktanalyse
Qualität, Liefertreue und Kosten im Fokus
Wohl die wichtigste Aufgabe einer Einkaufsabteilung sind die Suche, Auswahl, Bewertung und Entwicklung von Lieferanten und Dienstleistern. Es ist das Ziel eines effektiven Einkaufsmanagements, die für die eigenen Produkte oder Dienstleistungen am besten geeigneten Geschäftspartner zu identifizieren, um auf einer partnerschaftlichen Basis die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.
Im Sinne einer integren und seriösen Einkaufspolitik sollten die Kriterien bei der Auswahl der Lieferanten transparent und nachvollziehbar auch für Kollegen und Vorgesetzte im Unternehmen sein. Qualität, Liefertreue, Konditionen, Marktposition, finanzielles Risiko und Umweltschutz sind in diesem Zusammenhang die bedeutendsten Kriterien im Einkauf. Anhand dieser Punkte ist zu erkennen, dass die Rolle des Einkaufs weit über die des reinen „Kostendrückens“ hinaus geht.
Lieferketten: Risiko und Verantwortung
Es wird zunehmend wichtiger, auch über die Lieferanten gut Bescheid zu wissen. Neben der Einholung von Informationen über Wirtschaftsauskunfteien ist auch ein effizientes Risikomanagementsystem von Vorteil. Hier werden einkaufsrelevante Daten der Lieferanten hinterlegt. Diese können u.a. Umsatz, Mitarbeiterzahl oder Gewinn sein. Diese Kennzahlen können wiederum durch zusätzliche SAP-Daten ergänzt, etwa den Umsatz, den das eigene Unternehmen mit den einzelnen Lieferanten erzielt, welche Teile dort eingekauft werden, wie die jeweiligen aktuellen Preise sind sowie wie die Qualitätskennzahlen der Lieferanten aussehen.
Vor dem Hintergrund globaler Handelsbeziehungen und Lieferketten spielt die Zuverlässigkeit eine große Rolle. Besonders ausländische Lieferanten, die zum Teil rund um den Erdball verstreut sind oder auch die Verfügbarkeit wichtiger Rohstoffe sollten kontinuierlich im Blick behalten werden. Das Risiko von Lieferverzögerungen und -ausfällen muss so weit wie möglich minimiert werden. Es kann aber nicht immer gänzlich ausgeschlossen werden. Dies trifft besonders bei externen Einflüssen zu, für die der Lieferant nicht verantwortlich gemacht werden kann, wie z. B. Naturkatastrophen, die Schließung von Grenzen als Folge von Konflikten oder Kriegen oder die Sperrung wichtiger internationaler Schifffahrtsrouten. Hier ist es wichtig, auf alternative Bezugsquellen zurück greifen zu können oder entsprechende Lagerbestände anzulegen, um eine bestimmte Zeitspanne überbrücken zu können.
Unternehmen, die im internationalen Einkauf mit der Frage von Arbeitsbedingungen in den Produktionsländern konfrontiert werden, sollten auch hier ein besonderes Auge auf die Lieferanten haben, da dieser Punkt immer öfter im medialen Fokus steht. Ein Beispiel hierfür liefern viele Unternehmen der deutschen Textilindustrie und des Textilhandels, die z. T. in Zusammenarbeit mit internationalen Nichtregierungsorganisationen bei der Entlohnung und den Arbeitsbedingungen für einen Mindeststandard für Arbeitnehmer in Schwellenländern und Staaten der Dritten Welt sorgen.